Langkah-Langkah Dalam Managemen Proyek
Tahap dalam Melakukan Proyek
Metodologi
manajemen proyek seringkali disebut juga dengan istilah tahapan
manajemen proyek Seperti yang telah disebutkan di awal, bahwa
metodologi manajemen proyek terbagi dalam :
- Inisiasi Proyek (Initiation Project)
- Perencanaan Proyek (Planning Project)
- Pelaksanaan Proyek ( Execution Project)
- Monitoring Dan Pengontrolan Proyek (Monitoring & Controlling Project)
- Penutupan Proyek (Closing Project)
Inisiasi Proyek (Project Initiation)
Inisiasi
proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi
proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran
global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari defines proyek
inilah akan akan kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan
dikerjakan. Gambaran global ini biasanya bersi ruang lingkup proyek,
lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan
informasi umum lainnya.
Inisiasi
proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek yang akan
dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek,
yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek.
Tujuan Inisiasi Proyek
- Menentukan tujuan proyek secara rinci
- Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) untuk pelaksanaan proyek.
- Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek
- Menetukan kriteria keberhasilan proyek.
Perencanaan Proyek (Project Planning)
Setelah
sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah merencanakan
proyek yang dimaksud. Perencanaan proyek ini biasanya dalam bentuk
dokumen perencanaan manajemen proyek. Pada intinya, perencanaan
manajemen proyek ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang
telah dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi : tujuan dan ruang
lingkup proyek, waktu pengerjaan atau jadwal proyek, rencana anggaran
biaya proyek, kualitas proyek, sumber daya proyek, perencanaan
komunikasi, pengadaan serta integrasi.
Namun
pada prakteknya tidaklah harus selengkap yang telah dideskripsikan di
atas. Hal ini sangat bergantung pada besar kecilnya proyek, juga pada
kompleksitas sebuah proyek. Semakin kompleks dan besar sebuah proyek,
maka seharusnya semakin lengkap pulalah perencanaan manajemen proyek
tersebut.
Tujuan Perencanaan Proyek
- Mendefinisikan ruang lingkup proyek
- Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
- Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek
- Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
- Menentukan kualiikasi, peran dan tanggunjawab, serta jumlah personil yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
- Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan penanggulangannya
- Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
- Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek.
Eksekusi Proyek (Project Execution)
Setelah
proyek direncanakn secara matang dengan segala perhitungan dan
pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan
perencanaan proyek tersebut dalam suatu tindakan. Pelaksanaan atau
realisasi dari rencana proyek yang tertuang dalah project management
plan inilah yang disebut dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek. Jadi
pada intinya eksekusi proyek adalah tindak lanjut dari apa yang telah
dituangkan dalam project management plan.
Tujuan Eksekusi Proyek
- Merealisasikan perencanaan proyek yang tertian dalam perencanaan manajemen proyek.
- Mengkoordinasikan kinerja team proyek dan juga mengoptimalkannya, serta pemanfaatan sumber daya non-personil.
- Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.
Pengontrolan Proyek (Project Controlling)
Project
Controlling adalah pengontrollan terhadap kegiatan atau
aktifvitas-aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi
langkah dalam pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan
yang telah ditentukan dengan perencanaan manajemen proyek yang telah
dibuat. Juga mengecek apakah kegiatan atau aktifivitas-aktifvitas proyek
yang dilaksanakan sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal, serta
sudah sesuai dengan target ataukah belum. Bila belum, tindakan apa
sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi
Tujuan Eksekusi Proyek
- Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan.
- Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal.
- Dengan melakukan control diharapkan adanya masukan apakah perencanaan manajemen proyek perlu diperbarui ataukah tidak.
Penutupan Proyek (Project Closure)
Project
closure adalah merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek. Pada
intinya tahapan penutupan proyek ini adalah memberikan laporan tentang
hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian
aktifvitas-aktifvitas proyek yang telah dilaksanakan. Bentuk-bentuk
pelaporan tentang semua hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan tersebut
dituangkan dalam bentuk dokumen laporan.
Pada
tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable telah terpenuhi.
Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan
(outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan.
Setelah semua pekerjaan dinyatakan selesai yang tertuang dalam dokumen
laporan resmi, maka langkah terakhir adalah pembubaran team proyek.
Tujuan Project Closure
- Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di dalam suatu proyek.
- Mengakhiri penugasa anggota team proyek.
Komentar
Posting Komentar